会议活动策划：如何做好会前筹备？【成都】

在会议活动策划的工作中如何做好会前的筹备？
（一）会议总体方案制订
会议活动策划方案一般由以下内容组成：会议名称、背景（导入）、宗旨（指导思想）、议题（主题与专题）、议程（时间、地点、流程），组织机构（举办单位、大体分工），与会人员（规模、代表构成），经费预算（支出项目、来源）、宣传安排（会前、会中、会后），会场布置、会议成果运用、会务进度安排、其他事项说明（主讲嘉宾简介、特邀领导介绍、会议场地要求等）。
（二）会务公司的选择与人员配备
会议一般设会务领导小组，领导小组成员由会议举办单位领导挂名，便于进行动员、组织、协调和监督。下设若干会务工作小组，各工作小组的设置及分工根据会议的规模大小、规格高低、时间长短及内容安排来确定。通常500人以上的会议，可设秘书、联络、宣传、保卫、内务、外勤、后勤服务等工作小组，每小组配备工作人员4-7名（工作人员的总数，一般可比照会议参会代表人数，并兼顾工作效率，按4%~7%的比例配置）；200 ~500人的会议，可设秘书（材料、宣传），内务（报到、后勤服务），外勤（联络、接待、保卫）等工作小组，每小组配备工作人员3~9名（工作人员可按参会代表总数5%~8%的比例配置，代表人数递增，工作人员的配备比例递减）；50 ~200人的会议，可设秘书、会务两个工作小组，每小组配备工作人员2-8名（工作人员总数可按参会代表人数6%~9%的比例配置，代表人数递减，工作人员的配备比例递增）。各工作小组的工作量相对饱和，组与组之间分工明晰、权责匹配、信息对称、运转同步、相互补位、无缝衔接。

（三）会务工作进度安排
为了有条不紊地推进工作，必须编制进度安排表，对所有会务工作进行规划、统筹、部署，也便于领导掌握、控制和监督。
（1）会议前的3-4个月内（国际会议为会前的7~10个月内），制订会议方案并报有关部门和领导审批。
（2）会议前的2-3个月内（国际会议为会前的6~9个月内），初定会议时间及地点，并发出征集会议发言、交流材料（或论文）的函。
（3）会议前的1个半月~2个月内（国际会议为会前的4-6个月内），邀请、联系、明确出席会议的主讲嘉宾
（4）会议前的1个半月~2个月内（国际会议为会前的4-6个月内），确定会议主办、承办、协办或支持单位，并按勤俭办会的原则落实经费来源。
（5）会议前的1个半月~2个月内（国际会议为会前的4-6个月内），成立会议领导小组与各会务工作小组，并酌情召开新闻发布会（会议预告）及会议筹备工作动员会
（6）会议前的1个月~1个半月内（国际会议为会前的3 ~5个月内），确定好会议活动的日期，并向有关领导发出出席会议的邀请函（请示）
（7）会议前的20日~1个月内（国际会议为会前的1-2个月内），确定好会议活动的相关议程，并正式向有关单位和个人发出会议通知
（8）会议前的10~15日内（国际会议为会前的15日~1个月内），落实出席会议的领导、嘉宾及新闻媒体记者，并制订相应的接待方案及应急预案
（9）会议前的4~7日内，汇编会议资料（可将发言稿、讲义、论文集或参考材料等，刻录成光盘），制作会议手册（可另行制作记者采访手册），基本完成会议报到各项准备工作。
（10）会议前的1日内（国际会议为会前的1-2日内），接受与会代表报到，并对会前所有工作查漏补缺。
（11）会议期间，会议领导小组与会务各工作小组各就各位，做好服务
（12）会议后5~8日内，对会议进行总结（会议成果总结、会务工作总结），并形成会议总结材料，上报有关部门及领导。