2021年不平凡的一年，成都开年会指南来了！

　　2020是不普通的一年。2021年还在开年会的公司，是不普通的公司。2021年的年会，注定不普通。

　　为了让HR、行政人高效搞定年会，咱们今日用9个过程，帮你梳理成都年会策划中的要害过程。导图如下： 第1步：界说问题年会是一项商业行为，其意图是为了处理商业和组织问题。因而，只要首先精确地描绘问题，才干办成一场成功年会。

　　咱们将“问题”界说为“现状和等待之间的距离”(问题=等待-现状)，那么年会调研需求清晰2点：

　　现状：公司现状是什么?2020的运行状况怎么?人们认为公司现状怎么?是怎么举动的?

　　等待：公司去往哪里?2021年公司的战略方针是什么?实现这个方针，需求搭档有什么一致?需求作出何种举动?

　　年会的使命，便是经过活动，影响职工的信仰和行为，缩小成绩距离。

　　2020年，许多公司经历过不普通的一年：

　　公司团队是否有许多新人，需求整合和培训?——团建培训，增强交流

　　公司快速开展期，是否要提出新的方针，鼓励人心?是否需求战略资源整合?——达到一致，建立方针

　　留下来的团队是否要进行鼓励?——回忆、赞誉

　　了解公司等待和现状，需求从老板和职工两方面下手了解，并终究产出年会的方向。

　　第2步：活动概念 2.1确定概念和主题界说好你要处理什么问题之后，就能够自然而然提出活动概念，常见的年会概念包含：

　　提出新方针

　　凝聚团队

　　奖励团队

　　……

　　处于成长期的公司，业务在高速开展，年会的意图大多是加油鼓劲儿，会集表现斗争、奋斗 等主题。而到了成熟期，年会意图更偏重增强团队凝聚力，因而主题就相应的偏重打人文牌，走温暖路线。

　　2020年是不普通的一年，许多企业，把“涅槃”“窘境”“绽放”作为2021年的中心概念。

　　继而环绕这个活动意图，延伸出一句年会主题(slogan)。一个优秀的slogan往往直指“问题”，一起在表达上满意简洁、有力、新颖，使得参会人能够记得住、好理解。(本年咱们会再出一篇关于slogan的文章，大家能够继续关注。) 2.2 确定活动方针建立年会要处理什么问题和概念后，要一般要遵循SMART准则，即：详细、可测量、可实现、相关性、时限性，将概念拆解为方针。 2.3 初步构想举行时刻、人数、地址这是三个最重要的锚点。

　　定好举行时刻，活动预备就进入倒计时，还会影响参加者决议计划、供货商价格。

　　确定年会规模(活动面积、人数)，才干确定场馆挑选、酒店、餐饮、交通、运营计划(如会场安置、用餐方法、停车、洗手间等运营配套设备、人力资源等)。

　　确定举行地址，才干决议了场所、各类设备和服务的收购，乃至作为中心构思点贯穿活动策划。

　　第3步：项目计划

　　至此，咱们现已确定项意图边界，包含活动概念、方针、主题、时刻、地址、人数。为了进一步推动年会落地，还需求向老板承认“人”“财”“计划”。 3.1预算和财政活动预算不能局限于数字，而应该充分考虑变动。

　　固定成本(35%)，包含策划、场所、建立和安置、文艺活动等

　　可变成本(50%)，包含餐饮、住宿、游览、礼品、停车等

　　应急成本(15%) 3.2进展组织项目组还要制定一个年会预备时刻表，拆分年会预备的各项使命并安置完成时刻点，保证整个预备作业有条不紊。年会预备，全体能够分为5个周期。

　　启动期(概念、主题、财政资源、人力资源、计划)

　　计划期(场所，及其他各项资源和服务的标准制定)

　　预备期(发动、收集、收购、对接、管控各项资源)

　　现场履行期(保证正确的资源，正确运转)

　　总结期(总结好坏，构成文档以备提升)

　　活动进展办理能够用甘特图来出现，而且将使命拆分到担任人进行办理。

　　3.3组建项目小组整个年会项意图策划履行团队，不需求太多分工和部分，首要有2个要求：①高效交流便利跨部分作业的开展;②办理老板与搭档的预期。筹委会的人员构成必定是有老板和各部分的搭档在里面，如此一来，信息能够及时同步给公司上下，跨部分的支持作业开展起来也更顺利(尤其是要各部分出节目)。

　　除此之外，还需求各种供货商供给服务。这点咱们在第6步进一步叙述。

　　第4步：构思和策划

　　现在你现已拿到了人财物根本资源，接下来要在项目结构和资源范围内，规划出一个愈加具象的活动蓝本。 4.1构思和体会独特的构思是任何活动的魂灵，一个好的中心构思能够带来一连串构思诞生。构思的切入点，可能是活动主题、会场安置、灯光、色彩、道具等，但悉数都要贴合“活动概念”。

　　除了构思之外，你也需求规划出特殊的高光时刻(moment)，让参与者体会到愉悦、成果，在脑海中留下深刻印象，乃至自动传达。 4.2内容和议题年会至少要做好4类“栏目”：战略内容、关心内容、根本内容、福利内容，以及做好内容审阅。

　　战略内容，一般是指公司想要向大家传达的内容，如企业对当下的认知、战略和方针，或传达企业价值观和企业文明等。

　　关心内容：公司宣传视频(引荐公司职工街拍式采访，十分出彩)、年会祝福视频 / 职工故事 / 客户故事 / 老板讲话或老板个人的保留节目等等。

　　根本内容：歌舞、小品等文娱内容。

　　福利内容：年会奖品自身十分具有论题性且能够敏捷带动现场气氛。 4.3议程议程便是对内容的时刻组织，全体准则是各要素之间，彼此照应，松弛有度，并进行人性化规划。终究输出一项议程。

　　是否满意的内容，让参与者坚持爱好?

　　活动要求有清晰的起始、完毕、暂停时刻吗?

　　各个环节继续多久?

　　各个环节之间要预留多长时刻?(保留满意时刻换场所、翻台等)

　　活动是否有文娱节目?是否坚持安静或者走动?特殊需求?满意的歇息和餐饮?

　　第5步：场所挑选和规划

　　场所也是构思和策划的重要组成部分，一个好场所能最大程度出现活动概念，实现活动意图。因而，场所的挑选要和构思一起进行，乃至提早在第2步“活动概念”时进行。 5.1挑选场所的类型场所是活动策划落地的初步，因为他决议了年会的方法。

　　现在的企业往往十分重视文明，所以在年会选址上首要考虑的，是这个地址的某些特质是否能与公司文明相吻合。但选址不能仅凭理想主义的含义符合而全然不考虑现实的经济要素。除了类型外，还要考虑：年会环节、容量、设备、层次、花费、交通、配套(如餐饮住宿)、存案等要素。

　　大型公司只需求找到一个能够满意开会、用餐、住宿的场所就好，场所预定时刻往往要提早数月。

　　小型公司，因为人数较少，预算和组织十分灵敏，能够追求更多构思、体会和互动——比如酒吧、咖啡厅、轰趴、滑雪、烧烤、海边、游览，在预算足够的前提下，任你发挥。

　　而中型公司，因为公司现已具有必定实力，一般要兼顾条件、体会和性价比，能够考虑具有必定文娱设备或附近景点丰富的酒店或度假村。

　　这儿给自家公司打个广告，假如感觉找场所很吃力，或者找不到好档期，能够让成都年会策划公司会议参谋， 5.2场所调查和挑选咱们从前总结过成都年会策划(点击可查看文章)。其中包含：

　　交通类查看项

　　酒店方位查看项

　　嘉宾进场环节场所查看项

　　餐、房、文娱、体会场所查看项

　　会议场所查看项

　　预备场所查看项

　　酒店周边设备查看项

　　在对场所进行调查后，就能够和酒店进行商务洽谈。 第6步：活动现场规划，及服务商挑选和办理 6.1 物理环境+无形环境要求

　　祝贺你现已完成了“年会策划”阶段，而且现已规划出了年会的美好蓝图。接下来，就能够对会场在“什么时刻，什么地址，产生什么，参会人做什么，感受到什么”，进行更详尽的规划和履行，制作更好的物理和无形环境。

　　需求考虑的维度包含：建立、灯光音响、服装道具、掌管、视频、礼仪服务、交通、报到、餐饮、住宿、礼品……这或许是年会项目中最为庞杂而繁复的环节，假如年会自身规模较大，主办方能够首要梳理对服务和资源的标准和需求(如时效、规模、质量)，然后请专业的服务商进行详细计划策划、计划和落地。 6.2 挑选和办理供货商

　　大型年会能够挑选总包(即悉数托付给一家供货商)，优点是相对省心，联络便利，对接容易。但有时咱们并不需求悉数外包，这时候就能够挑选分模块外包，比如拆分为构思 / 履行 / 收购三个模块，按需外包，优点是更为灵敏。

　　服务商的收购过程包含：

　　服务商外包计划

　　服务商评价和遴选

　　商务谈判

　　合同办理

　　服务商对项目进行规划

　　服务商履行

　　第7步：现场办理

　　现在，咱们现已把所有的资源和服务都预备好了。现场办理的使命，便是让“正确的资源(或服务)，在正确的时刻，以正确的方法出现”。

　　而在年会现场，能够按照区域不同，划分为以下几个担任人：

　　现场担任人：全体把控现场全体情况。

　　主会场担任人：监督主会场内部的大事小情严格履行，保证职工体会。

　　控台担任人：对于舞台所有流程、视频、灯光、音频进行掌控。

　　前台担任人：担任报到体会、安保有序。

　　建立担任人：除主会场外，最重要的板块担任人。建立质量决议了规划是否能够落地，继而决议了活动的逼格。建立也要严格控制进展，保证在活动开始前，把场所交给。

　　物料担任人：物料运输、办理、发放、回收。

　　摄影摄像担任人：对接好活动记载人员，组织记载重点moment。

　　现场活动办理要做到事无巨细，所有作业提早做好组织和预备，为整个年会顺利进行做好铺垫。会务组人员名单提报，领导授权了，经过各部分挑选的会务组人员才好听令组织。 7.1 活动大纲以作业为首要大纲，办理现场的各项事宜。中心功用是“什么人在什么时刻，应该要做什么作业”。他能够理解为“经过细化的活动日程组织”。

　　7.2 要害角色培训+举动指南在一些重要的岗位，你能够为这些要害人，供给要害角色行为清单。相对于日程，这种操作手册，更能协助这些要害角色做到满有把握。​ 7.3 查看清单

　　在建立及彩排作业完毕后，主张再召集各个版块的作业人员一起开一个现场碰头会。同步信息，查漏补缺，十分要害。

　　查看清单：各个口的担任人员的最终承认，例如：1、检测电源，无线网，投影，麦克风及音响设备，桌椅、舞台、布景板是否悉数预备就位?急需求添加的赞助方的LOGO贴字?某个布景板前亮度够不够?2、没有提交到控台视频和PPT还有几个?由谁担任到位?几点到位?3、是否同步了最新的活动流程和嘉宾名单?掌管词最终的修正确定?

　　…… 7.4 交流机制建立有用的交流机制，利用对讲机、微信群、联络表等东西，一旦产生紧急情况，能够敏捷定位相应的资源，进行补救。

　　第8步：危险办理在活动正式开始前，还需求提早做好危险的预期和办理计划。常见的危险要素，可参考结构：

　　活动类型：内容、时刻

　　场所：固定座位、容量、通达性、出口

　　方位：室内、户外、交通通达

　　人群：根本情况、历史、习惯、秩序、蜂拥而来

　　气候：刮风下雨

　　设备和动力：损坏或中止

　　知识产权和法律法规：使用的规划稿或案牍，是否违反知识产权和广告法

　　噪声、火灾、爆炸、药品等

　　虽然大多数的危险，能够经过提早查看规避。但一起还要建立危险预案，建立危险应急团队，以及相应的权责和流程，能够在紧急情况下快速决议计划并履行应对预案。

　　第9步：总结和评价

　　活动现场的完毕并不代表活动营销的完结。活动后的细节拿捏更见功夫。但许多人往往疏忽这个环节的重要性。在年会完毕后，至少要做好这几件作业： 9.1 编排视频花絮复制所有影像资料，并编排成视频，这不仅仅能够用于企业内部的宣传，更能够对外进行企业形象展示。基于这些考虑，需求拍照什么内容，也需求提早预备好。 9.2 复盘和活动报告年会完毕后，对年会意图和效果进行复盘，总结本次年会的优点和缺陷，沉淀各类文档，作为下一次项意图办理资产。