进行活动策划时注重细节很重要【成都】

在进行活动策划安排的时候，工作安排任务表就是信息指南，它能让供应商明白你希望活动应该如何进行的，明确说明合同的具体内容，并采用列举项目的方式将内容展现出来，涵盖各方达成一致的操作成本以及如何以你所期望的、符合活动风格的方式安排活动的各个要素。工作安排任务表能够确保一切安排由你决定，而不是你的供应商进行决策。如果由你的供应商来做决定的话，他们会选择最利于他们但未必最有利于你的活动开展方式，活动策划人员又该如何应对呢？
      例如酒店通常设有配备甜点和咖啡的休息室，茶杯和杯托通常是分开叠放的。或许你希望茶杯和茶托能够成套放在一起，并且摆放雅致，这样客人一次就能拿到茶杯和茶托，而无须再跑两趟。为了体现雅致的风格，还可以将糖、牛奶和奶昔盛放在银质器皿里，而不是盛放在塑料袋或纸袋内，同时旁边还放置一个垃圾桶，以便客人能够把包装纸扔进桶中，而不是在桌子上乱丢乱放。

此外还可以在每个茶托上放置汤匙而不是塑料搅拌棒。
      必须事先明确对这些服务的要求，而不是临时随便进行处理。如果你喜欢使用方糖、红糖或是白糖，或若已经谈妥在总成本中包括了要使用棒棒冰糖或者沾涂巧克力的汤匙，那么你可以在工作安排任务表中列出这些物品——其数量、成本、外观、摆放方式，并具体说明在用餐或茶歇期间供应咖啡和茶饮的特定时间。对餐巾的处理也是如此。可以使用餐巾纸么？你希望如何摆放餐巾纸？有没有按照你的活动风格进行摆放了？在酒店编写报价单和合同内容的时候，需提前通知他们这些信息，以便酒店能够向活动策划人员及时指出，所需要支付的劳务费、租金以及特殊花费等额外费用，所有这些细节都必须清楚地体现在工作安排任务表上，这样酒店就可以安排工作人员进行相关布置。上述甜点和咖啡休息室的例子仅仅是整个活动中一个细微环节，如果将这个细微环节放大，比如说放大一百万倍，活动策划人员必须做好准备的原因也就不言而喻了。
      在这里成都成都年会策划公司要提醒大家需要切记的事项是，和你谈判合同条款的人未必是负责安排你活动的人，或者在你活动展开的时候此人已经不在该单位工作了。至关重要的一点是要将双方一致同意的内容明确记录下来，避免发生任何的意外情况。