活动现场需要随时备好签订合同【成都】

活动现场除了要有全部许可证的复印件外，为避免在活动会场或其他活动相关事宜方面出现纠纷，活动策划人员一定要随身携带所有签字合同的副本，掌握相关人员的主要联系方式。随身搒带文件可以在遇到问题时尽快予以解决。
      曾经在墨西哥举办的一场奖励活动中，其中一名客户已经明确表明想要什么样的客房，并对所有客房一-检查，其中包括该酒店最好的海景房。在活动前的会议中，却发现该酒店试图将其他不太理想的房间安排给其客户。在活动策划公司签订合同后，饭店改变了所有房间类型与类别的名称。活动策划的工作任务表中不仅列出了具体的房间号，还写明了房间的名称和类型，这都是已经签过合同的。活动策划人员则拿出了带有客房类别详细说明的合同和老版本示意图。酒店表示海景房已经签给其他客人不能改动。活动策划人员则据理力争。活动策划的首要原则之一就是不要轻易接受对方说“不”。最后找到了连锁酒店的副总裁。

从一开始的沟通与协商中，就要将客房类别的细节确定下来。正因如此他们才能在客人到达前迅速把所有问题解决，这也就证明了另一个签约海景房的公司是在该活动策划公司之后签订的合同。
      在协商合同内容的变更和让步问题时，确保谈判对象是有决策权的负责人。也许有时需要找更商一级负责人。当举办一场活动，特别是在国外举办活动时，一定要提前到达会场以确保-切准备就绪。最后一定要和酒店、活动所涉及所有供应商一起检查遍签订的合同和工作安排表。
      按照不同活动的不同复杂程度，会前会议可以是三人到千人的会议。所有人都必须步调一致。他们必须层次分明地、完美地协调起来，就像进行接力比赛，每个人都在恰当的时间把接力棒准确地传到下一个人手中。如果有人掉棒了，其他人必须毫不迟疑地接过棒继续跑。
      通过检查合同和工作安排表，来确保合同中的所有内容都毫无遗漏地实现。你的目标是让所有相关人员都步伐一致，所有已达成共识的内容都能落实。成都成都活动策划公司在这里提醒各位在评估场地是否符合活动要求时，不仅要看场地的大小和布局，还要考虑很多其他因素。通过寻找活动地点，就能很好地预估并控制活动成本，就可以发现该活动场地是否合适。