线下活动策划怎么做的？有哪些注意事项？

　　今天成都活动策划公司为大家分享一下一个成功的线下活动策划方法流程。

　　当我们从领导那里接收到要策划一个线下活动的信号时：

　　第一步：确定基础信息

　　首先我们需要弄清楚策划这次活动的目的、时间、活动可接受的形式、预算、参与者等信息。

　　理清楚整个活动的逻辑，构思可参考的活动形式并向上级提供活动形式选择，确定最合适的活动形式之后，再进行活动方案的编写。

　　第二步：细化活动方案

　　1、活动主题

　　围绕活动目的，确定几个相对比较新颖、有趣、有力量的主题。这个主题不仅体现整场活动的格调，也蕴含着这次活动的目的，所以需要多方斟酌，最终敲定。

　　2、活动目的

　　活动目的分为两类。

　　第一类是作为主办方举办这次活动的目的。

　　另一类是举办这次活动能够给参与者带来什么收获。

　　对外方案需要重点体现第二点，对内沟通也要让大家达成共识，知道做这次活动的目的是什么。

　　3、确定时间

　　确定时间分为两个方面，第一方面是确定活动时间，第二方面是确定活动时长。

　　确定活动时间需要考虑讲师时间、同事时间、公共节假日时间、场地是否有空……

　　确定时间时长需要先确定活动大概的流程，每个流程所需要的时间，当然活动一般会延时，一般是半小时到1小时，这部分时间需要提前预留出来。

　　4、活动预算

　　可以先问问同事，了解往期类似活动的预算范围，根据活动流程涉及的物料，制作预算表。

　　了解各个活动预算项是否有合适的免费资源?比如免费赞助食物，免费提供场地，免费赞助小礼物等等。尽量使用最低的成本做更多事情。

　　明确哪些是不能省略的钱，哪些可以灵活使用。

　　最终确定相对合理的活动预算，提交领导审批。

　　6、确定活动场地

　　第一步是确定城市，然后根据参与者的实际情况及交通便利程度，划定活动举办的大致范围。

　　第二步在划定的范围内筛选合适的场地，可以通过地图搜索的方式找到合适的酒店，也可以通过会小二等第三方平台找到合适的场地。如果有长期合作的酒店那就更方便了。

　　找到场地之后要确认的细节有：

　　场地的大小，格调、设计风格是否和活动风格匹配?

　　讲台的位置，现场桌椅排列等是否能符合要求?

　　场地提供方是否能帮你收快递?快递寄存地点?

　　现场有哪些设备可以使用?哪些是需要搭建的?

　　现场吵不吵?隔音效果如何?是否有在装修或举办年会等可能会干扰现场的活动?

　　电源插座够不够?空调能用不?

　　哪里适合放签到桌、海报、易拉宝?

　　场地放是否提供免费食物?茶歇费用如何?

　　酒店有多少人可以提供协助?

　　从正门开始，是否能有指示牌?

　　场地是否很有名?是否会容易误导参会人员?

　　人流量是否很大，是否会有该场地游客能够加入你们活动?

　　可提供的免费停车位是多少，以哪种形式领取?

　　住宿是否有协议价，订房热线是多少?是否有餐饮指引?

　　该场地是否有微信、微博等等，是否愿意替你们宣传推广活动，这个可以带来更多流量。

　　等等。。。

　　6、演讲者

　　了解嘉宾的微信或者微博账号。活动宣传时候，需要@给他们，带动嘉宾进行活动的宣传。

　　根据演讲者的出发地点、时间，进行差旅安排。针对可能出现航班延误的情况，是否需要预定高铁票等。总之采取一切手段，确保嘉宾能够提前到达活动现场。

　　提前检查分享的PPT，以防奇怪的事情发生，如：明显超出演讲时间、主题不匹配、太过理论化、出现品牌植入等问题。

　　及时更新演讲嘉宾PPT，一般活动开始前3天会把参会人员基本信息提供给演讲者，如果演讲者进行PPT修改，需要记得及时更新。

　　活动前向演讲者把所有PPT要到，演讲完毕放入分享。方便参加者获取。

　　7、报名渠道

　　报名渠道一般都要尽可能的多样化，从而提高活动宣传覆盖面。公司一切渠道，以及所有第三方渠道，参会人员可能接触到的渠道都要尽量覆盖。

　　若是想要获得各渠道进线情况分析，需要提前埋好数据收集的点。如不同渠道安排不同人员跟进等。

　　报名情况最终都是需要汇总到统一一个人身上，避免重复报名，多次统计，通知参与会容易出问题。

　　8、发布通知

　　一般报名成功后通知一次，主要通知内容是活动的时间地点等相关内容。

　　活动前3天再通知一次，主要是确认能否参加以及所需要准备及注意的相关事宜。

　　活动通知发出后，给演讲者看看。某些演讲者会顺手转发一下，能带来不少人流。

　　9、活动通知格式

　　按照标准方式去写，时间地点人物事件。让人30秒内能判断，这个活动是否值得参加

　　时间表，地点，演讲内容简介等等干货放前面。

　　多提炼活动的亮点，比如用自己语言多描述一下演讲者，参加这次活动的价值等。

　　10、现场人员安排

　　确定哪些是必须提前来的人。提前1小时到达。准备物料，检查细节，准备签到物质，跟场地方沟通。

　　明确分工，虽然可以互相照应，有明确分工，更能检查。拍照的，实时微信群互动的，微博更新的，签到的，发礼物的，传递话筒的……

　　11、物料清单

　　常见物料有：海报、横幅、话筒贴、现场小礼物、签到表、签到笔(大量)、易拉宝、零食、摄影仪、相机、电脑、PPT、宣传视频、音乐等(附有一个活动物料表格，有需要的小伙伴可以私聊)……

　　不少物料需要提前快递到场地，需要场地方签收。有些需要提前张贴，比如海报。

　　12、现场时间表

　　不要拖时间，有些场地有下一场活动，延时会耽误另一个人。有些场地按照时间计算，延时需要另外计费。另外，延时会导致用户提前离开，效果也不好。严格按照时间表来，若调整，再计算一次时间。用电脑或者平板给演讲者倒计时。并在最后5分钟、1分钟，倒计时提醒。

　　13、新闻稿与现场拍照注意

　　一定要提前写好新闻稿大纲，明确所需要拍到的现场活动图片，包括大合照、现场签到、茶歇、公司品牌标志、演讲者和PPT、提问者、接受礼物、离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式等画面。

　　尽量早邀请大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有横幅，可以拍一起在横幅或者海报下合影。

　　所有照片记得用APP可以一键加上公司LOGO.

　　照片实时发到群里，方便大家转发宣传，特别是特写的好看的照片，一定要分享分享分享!!

　　14、礼物

　　带走的礼物重点推荐：贴纸，t恤。现场互动的小礼物，推荐用书籍和零食。礼物不仅仅是用来沟通感情，重点是广告和传播效果。如果能把你的标志贴在电脑上，带到各个地方，这个传播效果有多好。礼物要有特色，希望那些爱自拍爱炫耀的网络控，能带回去，能传播，能给别人看。最好是贴纸、t恤，这个定制不贵，而且传播效应好。其次是帽子、杯子，这能用很久。再次是手环、明信片等等，这个大部分情况下都会被丢弃，就现场图个意思。

　　15、活动中间环节策划

　　定下时间后，去掉演讲、提问时间，余下来的时间可以策划一些好玩环节。可以单身交友，这个是大部分人感兴趣环节。可以让大家分组讨论。也可以现场5分钟，大家轮流分享小故事。也可以直接茶歇，所有人自动找自己感兴趣的人去聊天。一切看你活动主题。

　　16、志愿者

　　有很重要且不可替代的职务，比如：组织者、主持人。也有一些活动，谁都能做，可以让任何人5分钟内加入帮助。比如签到啦，发小礼物啦，维持秩序啦。这些可以从你的参会人员里面选择，填写报名表格时候询问，是否愿意成为志愿者。

　　17、活动后续宣传和复盘

　　根据现场记录下来的活动纪要和提前写好的新闻稿大纲，进行宣传稿件的编辑。上线到各个平台宣传。

　　有价值的演讲内容，可以生成各类干货进行分析。

　　活动后记得要按照时间顺序，分不同参与角色，复盘整个活动，力求下次做的更好!

　　总之，线下策划是一个需要保持高效沟通的工作。

　　最重要的是牢记活动目的，确保正常活动朝着目标前进!!

　　线下活动和线上活动主要的不同是，和参与者是近距离交流的，客户的体验感更强。因而要做好活动的宣传和人员的跟进，确保活动覆盖到目标客户，确保每个参与者，从进线到参会结束都是一次良好体验的过程。

　　其次就是做好时间的管理，根据物料的制作周期，制定好时间推进表，确保所需要的东西都能提前到位!

　　以上是成都活动策划公司对如何策划一个成功的线下活动?流程方法的介绍，希望可以帮到大家~