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准备好笔、纸张、以便在会议中记录下重要事件，在这之前用镂空长尾夹夹住资料档案会避免资料褶皱受损，还不会留下痕迹，也可以提高为会议做准备的效率。
具体而言，会议的组织工作，在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种，均可称为会务工作。负责会务工作的基层公务员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好准备。
在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。它在大体上包括以下四个不同的方面。
1.会议的筹备。
2.通知的拟发。
其一，拟好通知。
其二，及时送达。
3.文件的起草。
4.常规性准备。
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