1、了解掌握会务信息,开展会务服务工作,包括预算、统筹、现场执行等。
2、与客户洽谈业务事宜,做好会议,活动现场执行,管理工作。
3、联系,维护公司客户,及时根据客户要求制订相关方案。
会务人员的定义是“办会”的工作或服务人员。而“与会人员”是参加会议的代表。
例如我曾经在省经委时承办全省的技术进步会议,具体工作是按初步确定的开会代表人数,找一个足够大的宾馆,有足够多的会议室,订下这个宾馆的多少房间,定好要用几天。还要定饭给代表吃。在开会期间,做好各种服务与协调工作。直至会议结束。这就是“会务人员”的职责。而会议代表,只管来参加会议就是了。最多是交一些住宿费、会务费等。
会务人员管理制度
为加强工作人员管理,做好会务工作,提高服务质量,做到周密、严
谨、科学、高效、
务实、
节约,使会务工作科学化、规范化、
制度化,
特制定如下:
工作制度
一、会务职责
1
、承担公司大型会议的会务工作;
2
、承担领导临时交办的工作。
二、会务安排
会务工作由总经办负责安排并进行督查。
三、办会程序
(一)会前准备工作
1
、会务人员应明确主办单位,会议名称、内容、召开时间、地点、
参会人员范围和人数。
2
、会场布置。根据会议承办单位要求布置会场,体现会议主题。
(
1
)协助布置会标。
(
2
)协助摆放会议桌椅,根据会议承办单位要求,合理划分会场区
域,摆放适量花卉。
(
3
)协助设置主席台领导座次,设置发言席,调试会场的话筒、音
响、
录音、
录像、
投影等设备,
根据会议需要,
设置笔记本电脑插座,
保证信息通道畅通。
(
4
)茶杯摆放整齐、规范,茶水准备充分。
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