会议的控制与管理

召开各种会议，是我们开展日常管理工作的常用手段之一，成功的会议给我们的工作有一定的帮助的。根据一家研究机构对美国200名企业老总进行的调查，他们每天的工作时间中，平均15分钟用于打电话，32分钟用于阅读或抄写不必要的备忘录，竟然有72分钟用于会议。交流信息、制定计划、解决问题、制定新决策或探讨某项工作的得失……问题的关键不是开不开会、开多少会，而在于怎样才能召开高效率、办实事的会议？但是失败的会议，不但对工作的开展没有帮助，而且还要浪费大量的时间。就如何开好会这个问题笔者谈一些个人的想法，以供借鉴。

一，会议的主题（目的）;

开会不是聊天，会议前要定下开会的主题（目的）。是讨论问题，还是传达上级指示，还是集中学习，还是形成某个事项的决定，也就是在开会前，在这次会议上要完成什么样的会议任务，要定下来。没有目的，没有主题的会议，哪是聊天了，聊天是没有目的的，是随意的。如果将会议开得象聊天一样，实在是失败了。当然聊天弄得象开会，也是没有趣味的。

既然在开会前就定下了本次会议的目的或主题，就要区分这个会议是例会（所谓例会就是计划好的在某个长期阶段内固定时间、地点和既定内容的会议比如分公司的月度工作计划会，主管干部周会等）、一般会议还是保密会议，若是例会、一般会议，就要在通知开会对象时，一并告知会议内容，并请其做好各种准备，比如带上需要的资料，或做好发言准备或就某个会上要讨论的问题先行思考。当然，若是保密会议，事前不能泄密的会议，（比如宣布某项人事决定或处理某项特别工作）哪就只是告知参会人员会议的时间、地点就行了。笔者本人碰了上好多次，不明就里的会议，来电话告诉时间、地点后，问一声什么内容，主事人一句“你来就是了”弄得神秘得很，去了才知道，只是个一般的碰头会。

二，会议的内容；

根据会议的主题，设定会议内容，这是成功召开一次会议的前提之一。具体体现会议的内容的方式就是确定会议议程表。谁是主持人，哪些人参会，什么人发言，需要讨论的事项，如何形成会议表决等根据会议主题要进行准备。会议进行多长时间，都要计划好，不能出现无序的状况。

‘会’字是一‘人’，下面一个‘云’，‘人’是指参加开会的对象，‘云’在古语中有说话的意思。所以‘会’字的意思就是人在一起说话。如此一来，就要在会议中让参会的人员发言，有讲话的机会，当然不是每个人都要讲上几句，根据会议的内容进行罢了。就算是宣读一份文件，也要请几个同志谈谈心得想法。尤其是讨论性的会议，不能一个人一言堂。只有一个领导模样的人，在上面夸夸其谈，下面的人听明白了没有，也不知道。

有些内容是不需要用开会的方式来进行的。比如，简单的统计一些销量数字，如果主事人不想就这些数字的形成和完成方法展开讨论，那么请你就不要兴师动众地叫大家从四面八方赶来。比如，传达一个简单的上级来文或制度规定，如果主事人你也不想就此事开展讨论学习，只是读一遍给大家听听，也请你不要惊天动地让大家放下正在进行的手上的工作赶来听你的照本宣科。

三，会议的成本；

开会也有成本？会议室是公司的房子，闲着也是闲着，茶水是纯净水，公司不收费的，成本何来？你想过没有，当然作为一个领导人，一个电话打出去，参会的人要从四面八方赶过来，他们要放下手中的正在进行的工作，也许你是在办公室里坐着等了，可他们要坐公交车倒地铁车，因为担心迟到还要打车，这个路费暂且不用算了，因为这一次半个小时或二个小时的会议，他们用在路途上的时间可能是二个小时，甚至六七个小时，也许就为了一次没有必要的会议，他们放弃了一整天的工作内容。这个成本怎么算？所以，召开会议前，主事人一定清楚你所召开的会议成本。

想清楚上述三个问题，一次会议是否有必要召开，基本就明白了。没有目的没有主题的会，不要开。没有内容解决不了问题的会，不要开。会议的重要性小于开会成本时，不要开。

我们参加很多会议，也看到过电视新闻中的会议，在会议结束时，主持人的发言中最后总有这样一句话：这次会议是一次成功的会议。

我是一个频繁组织并频繁参加会议的人，有几点体会与大家共议：

1。会议太多的公司，基本上可以断定内部沟通不畅通。

2。例会多半无太大的意义。（所谓例会就是例行公事，例行公事的行为很难产生生产力，这种会议如频率太大，效果会更差）

3。专题会议应受到重视（所谓专题会议就是针对某一重要问题，而进行相关人员参加的会议，这样的会议比较容易做到“会而有议，议而有决，决而有行，行而有效。”）

4。会前准备工作比会议本身更重要。（会议的致命伤就是与会者不知道会议主题是什么）

5。会议的主持人这个角色很关键。

6。一言堂的会议将失去会议的作用。

7。不能对所有的会议都期盼收到良好的效果。

会议的控制与管理主要是:

会前准备

时间分配

过程控制

会议纪要

行动措施的追踪